Guía para emitir factura electrónica sin errores en su microempresa

La facturación electrónica es obligatoria en Costa Rica desde hace varios años. Sin embargo, muchos emprendedores y dueños de microempresas aún enfrentan dificultades para implementarla correctamente. Ya sea por falta de información, errores comunes o desconocimiento técnico, emitir facturas con errores puede traer sanciones o afectar la percepción profesional de su negocio.En esta guía práctica, le explicamos qué debe tener en cuenta para emitir factura electrónica correctamente, sin complicaciones y cumpliendo con los requisitos del Ministerio de Hacienda.

¿Quién está obligado a emitir factura electrónica?

Desde el año 2019, toda persona física o jurídica con actividad lucrativa debe utilizar comprobantes electrónicos para respaldar sus ingresos. Esto incluye:

• Emprendedores inscritos en régimen simplificado o tradicional

• Profesionales independientes

• Microempresas constituidas

• PYMEs en crecimiento

Incluso si su volumen de ventas es bajo o atiende solo a personas físicas, el uso de factura electrónica es obligatorio si está formalizado ante Hacienda.

¿Qué necesito para empezar?

Antes de emitir facturas electrónicas, asegúrese de contar con lo siguiente:

1. Clave de acceso a ATV (Administración Tributaria Virtual)
   Si aún no tiene usuario, puede registrarse en www.hacienda.go.cr

2. Firma digital o clave criptográfica
   Este archivo se solicita en el sitio del Ministerio de Hacienda. Es obligatorio para firmar electrónicamente las facturas que emite.

3. Un sistema de facturación autorizado
   Puede usar un proveedor privado o el sistema gratuito del Ministerio de Hacienda llamado “Facturador Gratuito”.

4. Constancia de inscripción ante Hacienda como contribuyente activo

Opciones para emitir factura electrónica

1. Sistema gratuito del Ministerio de Hacienda

Ideal para microempresas que emiten pocas facturas al mes. No requiere instalar programas ni pagar licencias.

• Disponible en: https://www.hacienda.go.cr

• Ingreso con su clave ATV

• Limitado en funciones, pero suficiente para operaciones simples

2. Sistemas privados autorizados

Existen decenas de proveedores en el mercado nacional, con funcionalidades adicionales:

• Control de inventario

• Cálculo automático de impuestos

• Reportes mensuales

• Integración con otros sistemas contables

Antes de contratar uno, verifique que esté autorizado por Hacienda y que emita los 4 tipos de comprobantes exigidos (factura electrónica, nota de crédito, nota de débito y tiquete electrónico).

¿Qué errores debe evitar?

1. Emitir facturas con fechas incorrectas
   Las facturas deben generarse el mismo día en que ocurre la venta o prestación del servicio.

2. No enviar la factura al correo del cliente
   El cliente debe recibir una copia en PDF y en formato XML. Asegúrese de confirmar su correo electrónico.

3. No generar notas de crédito por anulaciones
   No basta con eliminar una factura. Si necesita corregir o anular una factura ya enviada, debe emitir una nota de crédito electrónica.

4. Omitir el IVA
   Recuerde que la mayoría de los bienes y servicios están gravados con un 13 % de IVA. Asegúrese de incluirlo correctamente.

5. No firmar los documentos con el certificado digital
   Si no se firma digitalmente, la factura no es válida ante Hacienda.

¿Cómo se reportan las facturas?

Todos los comprobantes electrónicos se envían automáticamente a Hacienda al momento de emitirse, a través del sistema que esté utilizando. Hacienda valida el contenido y, si todo está correcto, aprueba la factura en segundos.Esto elimina la obligación de presentar libros físicos o registros manuales, pero exige más orden digital en su operación diaria.

¿Puedo recibir apoyo para implementarlo?

Sí. Existen varias instituciones que ofrecen capacitación gratuita para emprendedores, como el MEIC, INA, y universidades. También puede solicitar apoyo profesional para configurar correctamente su sistema de facturación y evitar errores fiscales.

Recomendación final

Cumplir con la facturación electrónica no es solo una obligación legal: también es una herramienta de profesionalización para su negocio. Le permite llevar un mejor control, generar reportes, optimizar su contabilidad y aumentar la confianza de sus clientes.No espere a que Hacienda le imponga sanciones por errores que puede prevenir con una correcta implementación.

En Oransch le apoyamos paso a paso

En Grupo Comercial Oransch, ayudamos a emprendedores y microempresas a cumplir con sus obligaciones fiscales de manera ordenada y eficiente. Si necesita ayuda para configurar su sistema de facturación electrónica, elegir el proveedor adecuado o entender el proceso, contamos con asesoría personalizada.Fortalecer su negocio empieza por formalizarlo correctamente, y la factura electrónica es un paso esencial en ese camino.

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