Contratación Laboral en Costa Rica: Guía para PYMES 2025

La contratación de personal es un paso crucial en el crecimiento de cualquier PYME. Conocer los aspectos legales, los tipos de contrato disponibles y las obligaciones patronales le ayudará a tomar decisiones informadas y a evitar problemas legales costosos.

Marco Legal de la Contratación en Costa Rica

El Código de Trabajo de Costa Rica establece las bases para las relaciones laborales. Como empleador, usted tiene derechos y obligaciones específicas que debe cumplir desde el momento de la contratación.Principios fundamentales:

• La legislación laboral es de orden público.

• Los derechos laborales son irrenunciables.

• En caso de duda, se favorece al trabajador.

• Los contratos deben cumplir con los requisitos mínimos establecidos.

Tipos de Contratos Laborales

Contrato por tiempo indefinido

Es la modalidad más común y protege tanto al empleado como al empleador.  No tiene fecha de vencimiento y solo puede terminar por las causales establecidas en la ley.

• Ventajas: Mayor estabilidad para planificar, mejor ambiente laboral y facilita la formación de equipos sólidos.

• Desventajas: Mayor costo en caso de despido y menor flexibilidad para ajustes.

Contrato por tiempo determinado

Se utiliza para proyectos específicos, suplencias temporales o trabajos estacionales.  Su duración máxima es de un año, renovable por períodos iguales.

Cuándo utilizarlo:

• Proyectos con fecha de finalización clara.

• Reemplazo temporal de empleados.

• Períodos de alta demanda estacional.

• Evaluación de personal antes de un contrato indefinido.

Contrato de obra determinada

Se utiliza cuando la labor está vinculada a una obra o proyecto específico. Termina automáticamente cuando se completa la labor contratada.

Modalidades Especiales de Contratación

• Medio tiempo: Permite contratar empleados por 4 horas diarias o menos, con beneficios proporcionales. Es ideal para PYMES que necesitan apoyo específico sin el costo de un empleado de tiempo completo.

• Teletrabajo: Modalidad reconocida legalmente que permite el trabajo remoto. Requiere un acuerdo escrito que establezca condiciones específicas como horarios, herramientas de trabajo y gastos.

• Trabajo por horas: Para labores específicas que no requieren dedicación de tiempo completo. El empleado puede trabajar para varios empleadores simultáneamente.

Proceso de Contratación Paso a Paso

1. Definición del puesto: Cree una descripción clara que incluya funciones, requisitos, horarios y condiciones de trabajo. Esto le ayudará en la selección y evitará malentendidos futuros.

2. Selección de candidatos: Realice entrevistas, verifique referencias y solicite las certificaciones necesarias. Documente todo el proceso de selección.

3. Elaboración del contrato: El contrato debe incluir:

   • Identificación completa de las partes.

   • Descripción del trabajo a realizar.

   • Lugar donde se realizará el trabajo.

   • Horario y jornada de trabajo.

   • Salario y forma de pago.

   • Duración del contrato.

   • Período de prueba (máximo 90 días).

4. Inscripción en la CCSS: Debe inscribir al empleado ante la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) antes de que inicie labores. El incumplimiento conlleva multas significativas.

5. Registro en el Ministerio de Trabajo: Aunque no es obligatorio, es recomendable registrar el contrato para tener respaldo legal en caso de disputas.
   
   

Derechos Laborales Fundamentales

• Salario mínimo: Los empleadores deben pagar al menos el salario mínimo establecido por el Consejo Nacional de Salarios. Se actualiza semestralmente y varía según la ocupación.

• Jornada laboral: La jornada ordinaria es de 8 horas diarias y 48 semanales. Las horas extra se pagan con un recargo del 50% las primeras dos horas y 100% las siguientes.

• Descansos obligatorios: Día de descanso semanal (generalmente domingo), feriados de ley y vacaciones anuales (2 semanas mínimo).

• Aguinaldo: Pago obligatorio equivalente a un mes de salario, distribuido en diciembre. Se calcula desde el 1 de diciembre del año anterior hasta el 30 de noviembre del año en curso.

Cargas Sociales y Obligaciones Patronales

• Contribuciones a la CCSS:

  • Seguro de Enfermedad y Maternidad: 9.25% patronal + 5.50% laboral.

  • Invalidez, Vejez y Muerte: 4.92% patronal + 2.67% laboral.

  • Riesgos del Trabajo: 0.50% al 1.50% (solo patronal).

• Otras contribuciones obligatorias:

  • Instituto Nacional de Aprendizaje (INA): 1.50%.

  • Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS): 0.50%.

  • Fondo de Capitalización Laboral: 1.50%.

• Póliza de Riesgos del Trabajo: Obligatoria para todos los empleadores. Cubre accidentes y enfermedades profesionales. El costo varía según la actividad de la empresa.

Terminación de Contratos

• Despido con responsabilidad patronal: Cuando el empleador termina la relación sin causa justificada, debe pagar: preaviso (1 mes de salario), cesantía (calculada según años de servicio), vacaciones proporcionales y aguinaldo proporcional.

• Despido con causa justificada: Por faltas graves del empleado establecidas en la ley. No genera derecho a prestaciones, pero requiere un proceso disciplinario documentado.

• Renuncia del empleado: El trabajador debe dar preaviso (igual que el empleador). Tiene derecho a cesantía solo si tiene más de un año de laborar.

Casos Especiales en PYMES

• Empleados familiares: Los familiares del empleador tienen los mismos derechos laborales. No hay excepciones por parentesco en la legislación costarricense.

• Trabajadores extranjeros: Pueden representar un máximo del 10% de la planilla, salvo excepciones específicas. Deben tener permisos de trabajo vigentes.

• Personal de confianza: Gerentes y puestos de dirección tienen algunas particularidades en cuanto a jornadas y supervisión, pero mantienen todos los derechos laborales básicos.

Errores Comunes a Evitar

• No inscribir a los empleados en planilla desde el primer día.

• Clasificar incorrectamente a los trabajadores independientes vs. empleados.

• No llevar un control de horas extra y jornadas.

• No documentar los procesos disciplinarios.

• Retrasar los pagos de salarios o cargas sociales.

Beneficios Adicionales Recomendados

Aunque no son obligatorios, estos beneficios pueden ayudar a atraer y retener talento:

• Seguro médico privado.

• Bonos por desempeño.

• Capacitación y desarrollo.

• Flexibilidad de horarios.

• Programas de bienestar.

Costos Reales de Contratación

Para un salario base de ₡500.000 mensuales, los costos reales son:

• Salario base: ₡500.000

• Cargas sociales patronales: ₡83.500

• Aguinaldo proporcional: ₡41.667

• Vacaciones proporcionales: ₡20.833

• Total mensual aproximado: ₡646.000

Recursos de Apoyo

• Ministerio de Trabajo y Seguridad Social: Ofrece asesoría gratuita sobre legislación laboral, mediación en conflictos e información actualizada sobre cambios normativos.

• Cámara de Comercio de Costa Rica: Brinda capacitaciones sobre la gestión de recursos humanos y mantiene actualizados a sus afiliados sobre cambios legales.

• Consultores especialistas: Para empresas con múltiples empleados, considerar la asesoría especializada en recursos humanos puede prevenir problemas costosos.

Tendencias Laborales 2025

• Mayor adopción del teletrabajo.

• Flexibilización de horarios.

• Enfoque en el bienestar mental de los empleados.

• Digitalización de los procesos de recursos humanos.

• Mayor importancia de la capacitación continua.

La contratación laboral correcta es una inversión en el futuro de su empresa. Un manejo adecuado de las relaciones laborales genera un ambiente productivo, reduce la rotación y evita problemas legales costosos.En Grupo Comercial Oransch entendemos que el capital humano es el activo más valioso de las PYMES costarricenses. 

Nuestro compromiso es acompañar a los emprendedores en su proceso de fortalecimiento interno, brindando apoyo para que desarrollen prácticas laborales sólidas que impulsen el crecimiento sostenible de sus empresas.Para obtener más información sobre cómo podemos apoyarle en la gestión de recursos humanos.

Contáctenos: Sitio web: GCOCR.com    📧 Correo: info@grupo-co.com   📲 WhatsApp: 7012-2607